Joke Twigt

Professionele ruimte bieden

Veranderingen in het werk zijn vaak bedreigend en medewerkers zijn veelal terughoudend om zo’n verandering in te gaan. Ongeacht de redenen voor de verandering, ze staan vaak aan de zijlijn om een bijdrage te leveren. Terwijl de kennis en ervaring van de medewerkers van grote waarde is voor het succes van bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze. Je wilt unieke expertise naar boven halen en verschillende invalshoeken niet op elkaar stapelen, maar op elkaar laten aansluiten. Dat vraagt om een creatieve aanpak in plaats van traditionele inventarisaties en overleggen!

 

Ondanks dat menig leidinggevende de noodzaak van samenwerken propageert, gaat samenwerken niet vanzelf, is de overtuiging van CO3 Consultancy. Zij benaderen procesveranderingen dan ook vanuit een andere invalshoek. Vanuit de gedachte dat iedereen er mag zijn en mag deelnemen aan procesvormgeving, wordt ruimte geboden om mensen vanuit hun eigen perspectief hun inbreng te laten leveren. In plaats van procesontwerp achter de tekentafel, betekent dit werken in en vanuit de praktijk. Geen mensen overslaan, maar samen doen en herkenbaarheid vergroten. Mensen kunnen doorborduren op de input van anderen. Zo vindt collegiale toetsing plaats. Opvallend resultaat van deze aanpak is dat medewerkers zelf bepalen welk stukje van het proces behouden moet blijven om sommige taken over te laten aan hun (nieuwe) collega’s. De relevantie van hun eigen rol wordt bevestigd en laat hen de nieuwe mogelijkheden zien.

 

Ontwikkeling in de schaduw

Een dergelijke aanpak van procesontwerp is niet simpel. Het vraagt vaardigheden om medewerkers professionele ruimte te bieden en zelf de ‘handen op de rug te houden’. Met andere woorden; soms genoegen nemen met een meer herkenbaar en eigen resultaat dat samen gecreëerd is in plaats van het meest optimale eruit halen, waarbij herkenning en eigenaarschap ontbreekt. Er komt wat bij kijken om mensen te bewegen hun mond open te doen. Ook daaraan heeft CO3 Consultancy gedacht.

 

Bij het opnieuw inrichten van organisaties en het vormgeven van processen krijgt, ondanks pogingen om dit bottom up te organiseren of op andere manieren medewerkers te betrekken, de factor mens nog altijd te weinig aandacht. Alleen luisteren, lezen of toekijken levert voorspelbare resultaten op. Mensen ervaren het als weinig aanlokkelijk zich te verbinden aan de plannen van anderen (zeker als dat ook nog eens externen zijn!).

 

CO3 Consultancy leidt gaandeweg medewerkers op in hun aanpak van procesvorming. Daardoor wordt de aanpak en het resultaat snel eigen gemaakt binnen de organisatie en niet ervaren als de kunsten van de externe adviseur. Sterker nog, deze blijft in de schaduw staan en schuift steeds de interne begeleider in de spotlight. Dit levert een betere overdrachtswaarde van de bereikte resultaten op. Te mooi om waar te zijn? Nee, misschien wel te simpel om te geloven.

 

Vastlegging: niet vastzetten in systemen

De verleiding is groot om het resultaat vast te leggen in traditionele systemen. Daar is niets mis mee, soms vereist (wettelijke) regelgeving dit zelfs. Maar als het anders kan, zal CO3 Consultancy dat niet nalaten. Zo kunnen zij ervoor kiezen om het originele resultaat in de vorm van geordende post-its op een brown paper te laten accorderen en als levend document te laten voortbestaan.

 

Deze vastlegging voedt het vertrouwen dat niets in beton gegoten is en onveranderbaar is. Nee, het daagt iedereen steeds uit om deel te nemen aan ideevorming en verbetering vanuit ieders eigen, unieke invalshoek.

 

Meer weten?

Lees hier meer over procesmanagement in het project voor de gemeente ‘s-Hertogenbosch.