Marc Schumm

Scrum-methodiek in sociaal domein

Marc Schumm ‘scrumt’ voor meer actiegerichtheid: “Herken je dat, de schakelfase in een (transitie)project waar je vanuit de beleidsstand in een DOE-stand wilt komen? CO3 Consultancy zet hiervoor de Scrum-methodiek in.

Bij velen van jullie zal de Scrum bekend zijn als typisch ICT-hulpmiddel. Wij passen deze methode succesvol toe in transities als breekmiddel om vanuit de fase van beleidsvorming met kijken, denken en praten met elkaar in een doe-stand te komen.

De Scrum-methode is een werkvorm die teams helpt om vorm en richting te geven aan denkprocessen waardoor snel beslissingen en afspraken kunnen worden gemaakt. Dit stelt teams in staat om samen gericht naar een concreet eindresultaat toe te werken en de vooraf geformuleerde doelen te realiseren. Hiermee past de methode volgens mij bij uitstek binnen de huidige ontwikkelingen waar het door druk vanuit de overheid en vanuit de samenleving van groot belang is dat gemeenten snel de juiste keus maken of concrete acties ondernemen – binnen budget.

Wij hebben de Scrum-methodiek aangepast en de projectbijeenkomsten binnen een implementatiefase zodanig vormgeven dat er een cultuur van actiegerichtheid ontstond, met concrete afspraken en vaart in het transitieproces.”

Ervaring uit de praktijk

In 2015 was CO3 Consultancy betrokken bij de 3D transitie van het sociale domein binnen de Gemeente Oldenzaal. In dit project besloot ik als transitiecoördinator een poging te wagen om de scrum-methode in te voeren omdat ik het idee had dat het kon helpen. Ook de opdrachtgever vond het een prima idee.

  • Werken volgens scrum hoe ging dat?

Het kader van spelregels van Scrum hebben we voor een groot gedeelte genegeerd. We hebben ons meer gericht op aspecten zoals de focus op het eindresultaat, de rolverdeling en de leereffecten. Om van iedereen het benodigde commitment te krijgen begon ik met het selecteren van (de leden van het team) van teamleiders, beleidsmakers en uitvoerende professionals van diverse afdelingen binnen het sociale domein en haar ondersteuning. Ik maakte met het geselecteerde team de afspraak in principe iedere week aan te sluiten bij het werkoverleg. Afwezigheid van dit overleg werd gemeld bij de procesbegeleider en kon alleen bij hoge uitzondering: belangrijk voor het proces omdat het team hierdoor samen verantwoordelijk is voor proces en resultaat.

In Scrumsessies staat altijd het uitwisselen van informatie en de voortgang van projecten centraal. Dit is toegespitst op de behoefte om elkaar op de hoogte te houden van en te ondersteunen bij ontwikkelingen in het transitieproces. Zo ook in dit project. Waar het overleg in de beleidsfase vooral gericht was op het bereiken van consensus wist ik hier een nieuwe energie te creëren. Onderwerpen die op de agenda stonden vormden we om tot concreet uit te voeren acties. Dit bracht meteen beweging en vaart in het proces en gaf mensen het besef: ‘dit is waar we het voor doen! Het draait niet om vergaderingen waarin we eindeloos met elkaar denken en praten maar om doen en gericht actie ondernemen om klaar te kunnen staan voor de bewoners van Oldenzaal.’

De procesbegeleider had een prominente rol. Hij bereidde zich voorafgaand aan het werkoverleg goed voor door precies te weten wat er speelt en het overzicht te behouden van wat iedereen had moeten doen. Hij weet zo aan welke onderwerpen prioriteit moest worden gegeven en bracht op basis hiervan een scherpe focus aan in het werkoverleg. De teamleden werden in het werkoverleg vervolgens uitgedaagd om actief het woord te nemen en kort maar krachtig informatie te delen: ‘Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? Wat ging er goed en wat kan er anders?’ De procesbegeleider hield ondertussen in de gaten of de gedeelde informatie relevant was voor de gehele groep en stuurde bij waar nodig. Hij faciliteerde op een neutrale maar gestructureerde manier en hielp het team met het maken van korte klappen door ruimte te bieden. De leden van het Scrum-team bundelden hun krachten om doelgericht aan de slag te gaan en wisten zo de vaart in het transitieproces te houden.

  • Tevreden?

Het resultaat van het gebruik van de Scrum-methode binnen de gemeente Oldenzaal is een reeks van constructieve vergaderingen waarin onderwerpen kort op hoofdlijnen met elkaar werden besproken. Op die manier kon men snel stappen nemen en gericht aan de implementatie van hun plannen werken. Dit heeft veel beweging en meer energie in het transitieproces gebracht. De reactie van deelnemers die binnen de gemeente Oldenzaal met de Scrum-methode hebben gewerkt is erg positief. ‘De Scrum-methode is een aanrader om binnen iedere gemeente mee aan de slag te gaan!’